A Gestão Documental assume, hoje, um papel de destaque. Na verdade, permitindo a classificação, arquivo e pesquisa de documentos, esta reflete-se na própria produtividade e eficiência das empresas. As tradicionais soluções de Gestão Documental, já por si vantajosas e competitivas, ganharam uma nova dimensão com a "webização" geral dos sistemas de informação, sobretudo com a possibilidade de aceder a toda a informação através de um browser. Por isso, com a tecnologia de rede, que permite o acesso descentralizado aos conteúdos, os conceitos de gestão documental e gestão de conhecimento começaram a tocar-se, permitindo a todos os utilizadores, mesmo sem conhecimentos prévios de informática, a aceder facilmente à informação e aos conteúdos, assim como fazer a respectiva gestão, através de interfaces. As Soluções de Gestão Documental podem ser usadas em muitas áreas funcionais de uma organização, tais como: nas áreas administrativa e financeira, no expediente geral e documentos financeiros, na área da qualidade (normas, procedimentos, auditorias, etc.), na área da produção usada para desenho técnico, controlo de produção, etc. Em suma, a Gestão Documental pode ser usada em todas as áreas de uma organização. A Gestão Documental permite capturar, classificar e disponibilizar documentos críticos no âmbito dos processos de negócio em que as empresas participam, bem como gerir o ciclo de vida de um documento ao longo da sua existência; localizar e imediatamente disponibilizar um documento quando necessário; aumentar a qualidade da informação a disponibilizar aos utilizadores; garantir a gestão integrada do arquivo físico e electrónico, a operacionalidade da função de arquivo, a escalabilidade da solução, mantendo níveis de fiabilidade e performance adequados, tendo em atenção os grandes volumes de informação a tratar e o acesso à informação em topologia "web based".

A Gestão Documental não é, no entanto, apenas um gestor de informação e de documentos que contém informação, mas sim e também um poderoso auxiliar na gestão corrente de qualquer biblioteca. É hoje, considerada uma peça fundamental em qualquer organização, independentemente da sua dimensão ou área de actividade.

Instituições em Geral   

Onde é que o iPortalDoc, num âmbito global, pode ser útil na sua Instituição?

Criação de um repositório único para a documentação existente na organização
Rapidez, facilidade e simplicidade no tratamento da documentação
Gestão de documentos e processos da Qualidade
Digitalização de correspondência, registo e gestão da correspondência recebida e expedida
Normalização dos layouts dos documentos a serem enviados para o exterior
Fluidez na gestão do conhecimento
Acesso online

Câmaras Municipais

Para além do âmbito global permite também especificamente:
Gestão e acompanhamento de obras públicas e obras de particulares 
Gestão de concursos públicos
Geração e envio de Ofícios
Geração e tratamento de informações internas
Publicação de Actas,  Regulamentos e Diários da República
Gestão de Propostas, Requisições, Facturas e Ordens de Pagamento  
Organização de eventos culturais, desportivos e festividades

Juntas de Freguesia

Onde é que o iPortalDoc pode ser útil de uma forma específica numa Junta de Freguesia?

Para além do âmbito global permite tambem especificamente: 
Optimização de processos relacionados com ATLs, Serviços Sociais, Segurança Social, Gestão de Módulos relativos a Atestados, Recibos e Certidões, Apoios Domiciliários, Canídeos e Concessionários

Empresas de Águas e Saneamento 

Onde é que o iPortalDoc pode ser útil de uma forma especiíica nesta organização?

Para além do âmbito global permite também especificamente:
Criação de Relatórios de Avaliação de Desempenho
Gestão de Informações Internas
Organização e gestão de CAs e CEs
Apoio à actividade de Recursos Humanos: ausências e férias dos colaboradores 
Gestão das consultas a fornecedores, facturação e pedidos de cheques 

Hospitais

Para além do âmbito global permite também especificamente:
Gestão do Processo Individual do Funcionário (PIF) e do Processo de Acumulação de Funções
Apoio à Actividade de Recursos Humanos e Serviços de Secretariado

Empresas de Construção e Indústria

Onde é que o iPortalDoc pode ser útil de uma forma específica na sua organização?

Para além do âmbito global permite também especificamente:
Gestão e acompanhamento de Obras / Projectos
Associação de todos os documentos relacionados com Obras / Projectos
Gestão de Encomendas e tratamento de Propostas e Orçamentos 
Apoio à Actividade de Recursos Humanos - Ausências e Férias
Requisição de materiais e aluguer de viaturas
Aprovações de documentos

Centros de Formação

Onde é que o iPortalDoc pode ser útil de uma forma específica nesta organização?

Para além do âmbito global permite também especificamente:
Gestão de formandos (Documentos dos alunos)
Organização de CVs
Emissão de Certificados
Organização de eventos e workshops

Empresas de Comércio e Serviços

Onde é que o iPortalDoc pode ser útil de uma forma específica na sua empresa?

Para além do âmbito global permite também especificamente:
Gestão e acompanhamento de Facturas de Clientes e Fornecedores, Recibos e Notas de Crédito e Débito
Controlo de Encomendas
Organização e acompanhamento de Orçamentos e Propostas
Requisição de materiais e matérias-primas
Apoio à actividade Recursos Humanos
Elaboração de Fichas Técnicas
Aprovações de Documentos

Governos Civis

Onde é que o iPortalDoc pode ser útil de uma forma específica num Governo Civil?

Para além do âmbito global permite também especificamente:
Gestão de subsídios
Acompanhamento e gestão de casos DGV e infracções
Organização da agenda do Governador
Gestão das Guias de Receita
Geração e tratamento de licenças de alarmes