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Gestão Documental
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Gestão Documental

 

A Gestão Documental assume, hoje, um papel de destaque. Na verdade, permitindo a classificação, arquivo e pesquisa de documentos, esta reflete-se na própria produtividade e eficiência das empresas. As tradicionais soluções de Gestão Documental, já por si vantajosas e competitivas, ganharam uma nova dimensão com a "webização" geral dos sistemas de informação, sobretudo com a possibilidade de aceder a toda a informação através de um browser. Por isso, com a tecnologia de rede, que permite o acesso descentralizado aos conteúdos, os conceitos de gestão documental e gestão de conhecimento começaram a tocar-se, permitindo a todos os utilizadores, mesmo sem conhecimentos prévios de informática, a aceder facilmente à informação e aos conteúdos, assim como fazer a respectiva gestão, através de interfaces. As Soluções de Gestão Documental podem ser usadas em muitas áreas funcionais de uma organização, tais como: nas áreas administrativa e financeira, no expediente geral e documentos financeiros, na área da qualidade (normas, procedimentos, auditorias, etc.), na área da produção usada para desenho técnico, controlo de produção, etc. Em suma, a Gestão Documental pode ser usada em todas as áreas de uma organização. A Gestão Documental permite capturar, classificar e disponibilizar documentos críticos no âmbito dos processos de negócio em que as empresas participam, bem como gerir o ciclo de vida de um documento ao longo da sua existência; localizar e imediatamente disponibilizar um documento quando necessário; aumentar a qualidade da informação a disponibilizar aos utilizadores; garantir a gestão integrada do arquivo físico e electrónico, a operacionalidade da função de arquivo, a escalabilidade da solução, mantendo níveis de fiabilidade e performance adequados, tendo em atenção os grandes volumes de informação a tratar e o acesso à informação em topologia "web based".

A Gestão Documental não é, no entanto, apenas um gestor de informação e de documentos que contém informação, mas sim e também um poderoso auxiliar na gestão corrente de qualquer biblioteca. É hoje, considerada uma peça fundamental em qualquer organização, independentemente da sua dimensão ou área de actividade.

 



 
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